如何挑選一款真正便捷高效的軟件產(chǎn)品，特別是在花費(fèi)幾萬(wàn)甚至十幾萬(wàn)購(gòu)買外貿(mào)軟件之前，一定要謹(jǐn)慎考慮以下幾個(gè)問(wèn)題。通過(guò)外貿(mào)軟件規(guī)范合同模版，員工只需要按照模版要求填寫(xiě)具體資料即可。外貿(mào)軟件的訂單管理模塊，能夠?qū)⑺械挠唵芜M(jìn)行統(tǒng)一管理，減少人工操作失誤，降低溝通成本，實(shí)現(xiàn)外貿(mào)全環(huán)節(jié)訂單的高效閉環(huán)管理。

　　當(dāng)外貿(mào)企業(yè)發(fā)展壯大到一定程度時(shí)，購(gòu)買一款適合公司、產(chǎn)品、業(yè)務(wù)的辦公軟件幫助員工更好的處理工作是必然的選擇。如何挑選一款真正便捷高效的軟件產(chǎn)品，特別是在花費(fèi)幾萬(wàn)甚至十幾萬(wàn)購(gòu)買外貿(mào)軟件之前，一定要謹(jǐn)慎考慮以下幾個(gè)問(wèn)題。

　　一、使用便捷性。比如外貿(mào)合同，傳統(tǒng)的外貿(mào)企業(yè)通過(guò)辦公軟件進(jìn)行合同制作，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的規(guī)模，合同往來(lái)頻繁的時(shí)候，就需要對(duì)應(yīng)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)，適配出不同類目的合同模板，減輕部分工作壓力，提高工作效率。當(dāng)有新員工入職，只需要對(duì)他進(jìn)行流程的講解，告訴他每個(gè)合同模板的用途、怎么填寫(xiě)，降低新人因?yàn)闃I(yè)務(wù)不熟練導(dǎo)致出現(xiàn)的失誤。當(dāng)因?yàn)榕浜瞎緲I(yè)務(wù)需要對(duì)合同模板進(jìn)行更新，業(yè)務(wù)員很有可能會(huì)需要更多的時(shí)間來(lái)適應(yīng)這個(gè)改版的要求，僅靠通知是無(wú)法到位的。如果外貿(mào)公司的人員較多，僅以通知的方式根本無(wú)法保證通知到位。通過(guò)外貿(mào)軟件規(guī)范合同模版，員工只需要按照模版要求填寫(xiě)具體資料即可。

　　二、功能適配性。從外貿(mào)公司的實(shí)際需求出發(fā)，通過(guò)軟件的技術(shù)手段，讓各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)共享打通，實(shí)現(xiàn)各部門之間數(shù)據(jù)無(wú)縫銜接，讓企業(yè)的資源得到快速有效的傳遞和控制，發(fā)展方向得到合理的規(guī)劃。

　　三、售后保障性。什么是售后？包括問(wèn)題處理的解決流程，軟件的維護(hù)、優(yōu)化與升級(jí)。外貿(mào)軟件不是一次性消費(fèi)產(chǎn)品，隨著互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)業(yè)務(wù)的迭代更新，具有持續(xù)性的一個(gè)特點(diǎn)。軟件服務(wù)商不僅要能夠維護(hù)好軟件基本運(yùn)維，還要讓軟件能夠跟隨服務(wù)器和承載電腦系統(tǒng)的升級(jí)進(jìn)行升級(jí)，能夠?qū)Σ煌袠I(yè)不同業(yè)務(wù)管理規(guī)范化優(yōu)化，這才是一個(gè)靠譜的軟件服務(wù)商，而這一點(diǎn)，是外貿(mào)公司在購(gòu)買外貿(mào)軟件前首先要考慮的主要問(wèn)題之一。

　　目前大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)會(huì)遇到的問(wèn)題，主要有以下6個(gè)方面：

　　方面一：客戶開(kāi)發(fā)。一般外貿(mào)企業(yè)的客戶來(lái)源主要是從展會(huì)上來(lái)的，但是展會(huì)價(jià)格高，客戶來(lái)源單一，范圍窄，持續(xù)的時(shí)間短。

　　方面二：數(shù)據(jù)分析?？蛻艄芾砘靵y，沒(méi)有專業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要一個(gè)個(gè)的進(jìn)行查找和操作，太費(fèi)時(shí)間。

　　方面三：訂單跟蹤。外貿(mào)公司的訂單的審核程序，多且嚴(yán)格，因此需要耗費(fèi)時(shí)間進(jìn)行層層上報(bào)，這就很容易會(huì)卡在其中某一個(gè)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致訂單延遲。面對(duì)不同的客戶，訂單要求很可能沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等情況，追蹤不到位不及時(shí)。

　　方面四：?jiǎn)巫C制作與統(tǒng)計(jì)。還在使用人工制單的外貿(mào)公司，通過(guò)人工將各種單據(jù)進(jìn)行生成與統(tǒng)計(jì)，雖然也是簡(jiǎn)單，解決快，但是避免不了人工會(huì)出現(xiàn)紕漏，尤其是訂單繁多的時(shí)候，越忙越出錯(cuò)，這個(gè)很低效。

　　方面五：郵件管理。同一個(gè)客戶不同對(duì)接人都在用郵件進(jìn)行跟進(jìn)，成交后的單提成歸屬不明確，業(yè)務(wù)員之間的報(bào)價(jià)也會(huì)不盡相同，在客戶、郵件的管理與追蹤方面，很是麻煩。

　　方面六：財(cái)務(wù)費(fèi)用。外貿(mào)業(yè)務(wù)中交易非常頻繁，其中會(huì)涉及到關(guān)稅、匯率、訂單成本等多類數(shù)據(jù)的變動(dòng)，這就需要用到的任何數(shù)據(jù)記錄要詳細(xì)準(zhǔn)確。中間涉及到的采購(gòu)、銷售等多個(gè)環(huán)節(jié)，人工操作一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)影響到業(yè)務(wù)的整個(gè)流程。

　　當(dāng)外貿(mào)企業(yè)所有的操作都是人工用EXCEL表格記錄，短期量少不會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，長(zhǎng)期起量后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)人工很容易錄錯(cuò)、漏單，上個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)給后續(xù)環(huán)節(jié)核單人員增加業(yè)務(wù)量，費(fèi)人費(fèi)時(shí)費(fèi)力。尤其是到了月度、季度、年度核算的時(shí)候，更需要專人對(duì)訂單情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，數(shù)據(jù)不僅滯后，查閱起來(lái)也不直觀。其實(shí)這些都不是什么大問(wèn)題，一旦真正操作起來(lái)卻十分磨人。外貿(mào)軟件的訂單管理模塊，能夠?qū)⑺械挠唵芜M(jìn)行統(tǒng)一管理，減少人工操作失誤，降低溝通成本，實(shí)現(xiàn)外貿(mào)全環(huán)節(jié)訂單的高效閉環(huán)管理。