如何挑選一款真正便捷高效的軟件產(chǎn)品，特別是在花費幾萬甚至十幾萬購買外貿(mào)軟件之前，一定要謹慎考慮以下幾個問題。通過外貿(mào)軟件規(guī)范合同模版，員工只需要按照模版要求填寫具體資料即可。外貿(mào)軟件的訂單管理模塊，能夠?qū)⑺械挠唵芜M行統(tǒng)一管理，減少人工操作失誤，降低溝通成本，實現(xiàn)外貿(mào)全環(huán)節(jié)訂單的高效閉環(huán)管理。

　　當外貿(mào)企業(yè)發(fā)展壯大到一定程度時，購買一款適合公司、產(chǎn)品、業(yè)務(wù)的辦公軟件幫助員工更好的處理工作是必然的選擇。如何挑選一款真正便捷高效的軟件產(chǎn)品，特別是在花費幾萬甚至十幾萬購買外貿(mào)軟件之前，一定要謹慎考慮以下幾個問題。

　　一、使用便捷性。比如外貿(mào)合同，傳統(tǒng)的外貿(mào)企業(yè)通過辦公軟件進行合同制作，當企業(yè)發(fā)展到一定的規(guī)模，合同往來頻繁的時候，就需要對應(yīng)不同業(yè)務(wù)特點，適配出不同類目的合同模板，減輕部分工作壓力，提高工作效率。當有新員工入職，只需要對他進行流程的講解，告訴他每個合同模板的用途、怎么填寫，降低新人因為業(yè)務(wù)不熟練導(dǎo)致出現(xiàn)的失誤。當因為配合公司業(yè)務(wù)需要對合同模板進行更新，業(yè)務(wù)員很有可能會需要更多的時間來適應(yīng)這個改版的要求，僅靠通知是無法到位的。如果外貿(mào)公司的人員較多，僅以通知的方式根本無法保證通知到位。通過外貿(mào)軟件規(guī)范合同模版，員工只需要按照模版要求填寫具體資料即可。

　　二、功能適配性。從外貿(mào)公司的實際需求出發(fā)，通過軟件的技術(shù)手段，讓各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)共享打通，實現(xiàn)各部門之間數(shù)據(jù)無縫銜接，讓企業(yè)的資源得到快速有效的傳遞和控制，發(fā)展方向得到合理的規(guī)劃。

　　三、售后保障性。什么是售后？包括問題處理的解決流程，軟件的維護、優(yōu)化與升級。外貿(mào)軟件不是一次性消費產(chǎn)品，隨著互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)業(yè)務(wù)的迭代更新，具有持續(xù)性的一個特點。軟件服務(wù)商不僅要能夠維護好軟件基本運維，還要讓軟件能夠跟隨服務(wù)器和承載電腦系統(tǒng)的升級進行升級，能夠?qū)Σ煌袠I(yè)不同業(yè)務(wù)管理規(guī)范化優(yōu)化，這才是一個靠譜的軟件服務(wù)商，而這一點，是外貿(mào)公司在購買外貿(mào)軟件前首先要考慮的主要問題之一。

　　目前大多數(shù)外貿(mào)企業(yè)會遇到的問題，主要有以下6個方面：

　　方面一：客戶開發(fā)。一般外貿(mào)企業(yè)的客戶來源主要是從展會上來的，但是展會價格高，客戶來源單一，范圍窄，持續(xù)的時間短。

　　方面二：數(shù)據(jù)分析。客戶管理混亂，沒有專業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，外貿(mào)業(yè)務(wù)員需要一個個的進行查找和操作，太費時間。

　　方面三：訂單跟蹤。外貿(mào)公司的訂單的審核程序，多且嚴格，因此需要耗費時間進行層層上報，這就很容易會卡在其中某一個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致訂單延遲。面對不同的客戶，訂單要求很可能沒有進行統(tǒng)一的管理，會出現(xiàn)錯發(fā)、漏發(fā)等情況，追蹤不到位不及時。

　　方面四：單證制作與統(tǒng)計。還在使用人工制單的外貿(mào)公司，通過人工將各種單據(jù)進行生成與統(tǒng)計，雖然也是簡單，解決快，但是避免不了人工會出現(xiàn)紕漏，尤其是訂單繁多的時候，越忙越出錯，這個很低效。

　　方面五：郵件管理。同一個客戶不同對接人都在用郵件進行跟進，成交后的單提成歸屬不明確，業(yè)務(wù)員之間的報價也會不盡相同，在客戶、郵件的管理與追蹤方面，很是麻煩。

　　方面六：財務(wù)費用。外貿(mào)業(yè)務(wù)中交易非常頻繁，其中會涉及到關(guān)稅、匯率、訂單成本等多類數(shù)據(jù)的變動，這就需要用到的任何數(shù)據(jù)記錄要詳細準確。中間涉及到的采購、銷售等多個環(huán)節(jié)，人工操作一旦出現(xiàn)錯誤，就會影響到業(yè)務(wù)的整個流程。

　　當外貿(mào)企業(yè)所有的操作都是人工用EXCEL表格記錄，短期量少不會發(fā)現(xiàn)問題，長期起量后，就會發(fā)現(xiàn)人工很容易錄錯、漏單，上個環(huán)節(jié)會給后續(xù)環(huán)節(jié)核單人員增加業(yè)務(wù)量，費人費時費力。尤其是到了月度、季度、年度核算的時候，更需要專人對訂單情況進行統(tǒng)計分析，數(shù)據(jù)不僅滯后，查閱起來也不直觀。其實這些都不是什么大問題，一旦真正操作起來卻十分磨人。外貿(mào)軟件的訂單管理模塊，能夠?qū)⑺械挠唵芜M行統(tǒng)一管理，減少人工操作失誤，降低溝通成本，實現(xiàn)外貿(mào)全環(huán)節(jié)訂單的高效閉環(huán)管理。