在主動(dòng)進(jìn)行客戶開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，電話和郵件都是不可或缺的開(kāi)發(fā)工具。

外貿(mào)怎么做郵件開(kāi)發(fā)？對(duì)于郵件開(kāi)發(fā)而言，最讓業(yè)務(wù)員痛苦的事情是郵箱中的各種退信和回復(fù)率低的情況。而且這種狀況會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)人員后續(xù)進(jìn)行外貿(mào)客戶開(kāi)發(fā)的信心產(chǎn)生負(fù)面影響。

對(duì)于這些情況，如何做外貿(mào)？外貿(mào)人又該從哪些方向梳理原因和制定策略呢？

郵件系統(tǒng)攔截退回

郵箱服務(wù)器海外節(jié)點(diǎn)和覆蓋范圍的問(wèn)題。國(guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)和國(guó)外網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的分布會(huì)有所不同，部分國(guó)內(nèi)服務(wù)器在海外的節(jié)點(diǎn)數(shù)量和覆蓋范圍不夠，這種情況會(huì)導(dǎo)致郵件無(wú)法送達(dá)而被退回。

進(jìn)出口貿(mào)易供應(yīng)商進(jìn)行頻繁營(yíng)銷的問(wèn)題。每臺(tái)接入因特網(wǎng)的電腦都有一個(gè)唯一的全球互聯(lián)網(wǎng)IP，如果這個(gè)IP被檢測(cè)到有相應(yīng)的異常情況同樣會(huì)影響郵件的到達(dá)率，一些用戶經(jīng)常往國(guó)外，頻繁發(fā)送一些帶有營(yíng)銷推廣性質(zhì)的垃圾郵件，國(guó)外服務(wù)器會(huì)對(duì)這些垃圾郵件進(jìn)行攔截并刪除，而后也會(huì)限制國(guó)內(nèi)部分異常的服務(wù)器和IP段。

從網(wǎng)絡(luò)上或者海關(guān)數(shù)據(jù)收集來(lái)的郵箱地址錯(cuò)誤或不存在的問(wèn)題。通常情況下，用戶會(huì)通過(guò)Google搜索、B2B平臺(tái)、傳統(tǒng)展會(huì)、海關(guān)數(shù)據(jù)等渠道來(lái)查找外貿(mào)客戶的郵箱信息，但是我們無(wú)法進(jìn)一步驗(yàn)證郵箱的精準(zhǔn)度和有效性。沒(méi)有經(jīng)過(guò)篩選的郵箱地址，直接群發(fā)郵件難免會(huì)出現(xiàn)無(wú)效郵箱退信的問(wèn)題。

客戶主動(dòng)退回郵件

重復(fù)性的國(guó)際貿(mào)易營(yíng)銷推廣郵件收多了，客戶自然而然會(huì)不耐煩，于是他們會(huì)設(shè)置一些郵件過(guò)濾規(guī)則。假如你的郵件標(biāo)題含有被屏蔽詞和廣告詞，諸如price、quote、order、discount等詞組，客戶收件的服務(wù)器可能會(huì)把你的郵件當(dāng)作垃圾郵件而進(jìn)行退信。沒(méi)有針對(duì)性地進(jìn)行郵件發(fā)送，很多人對(duì)于主動(dòng)營(yíng)銷的概念就是“全面撒網(wǎng)，重點(diǎn)撈魚(yú)”，但這個(gè)“廣”字的理解與實(shí)踐要把握好度，當(dāng)你過(guò)于廣泛地去給客戶發(fā)送開(kāi)發(fā)郵件時(shí)，精準(zhǔn)性變低，與客戶需求不切合，別說(shuō)詢盤了，客戶肯定會(huì)退信。

被退信的原因

回復(fù)率低的原因

01

標(biāo)題不精簡(jiǎn)

郵件標(biāo)題和主題方面不夠精簡(jiǎn)，有些外貿(mào)工作人員求成心切，喜歡用大篇幅宣傳自己的產(chǎn)品和公司。但這恰恰會(huì)用力過(guò)猛，客戶可能沒(méi)有太多的精力去將郵件打開(kāi)并回復(fù)。

02

內(nèi)容重復(fù)率高

郵件內(nèi)容的重復(fù)率較高，很多業(yè)務(wù)甚至是不同公司的不同業(yè)務(wù)，都是用同樣的開(kāi)發(fā)信，當(dāng)客戶總是收到同樣的內(nèi)容，首先他們就會(huì)覺(jué)得你的專業(yè)度和真誠(chéng)度不高，后續(xù)也不會(huì)進(jìn)行回復(fù)。

03

郵件發(fā)送時(shí)間有誤

很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員因?yàn)椴惶私鈬?guó)外買家每天正常上班的時(shí)間點(diǎn)，在發(fā)送開(kāi)發(fā)信的時(shí)候會(huì)一味地按照自己的時(shí)間安排而隨機(jī)發(fā)送，這樣的開(kāi)發(fā)郵件不具有即時(shí)性，很可能成為買家郵箱中的“壓箱底信件”。

相關(guān)對(duì)策

降低郵件被攔截的可能性

首先，要盡可能的使用較大的、付費(fèi)的郵箱服務(wù)器進(jìn)行郵件的發(fā)送。比如你們公司是www.cba.com，你用xx cba.com的郵箱發(fā)郵件是最好的，一方面是比較正規(guī)；另一方面是因?yàn)閔otmail、gmail、foxmail、outlook、yahoo、163等免費(fèi)郵箱發(fā)送郵件的成功率沒(méi)付費(fèi)郵箱高，而且回復(fù)率、成單率也更低。

其次，郵件的發(fā)送還要有計(jì)劃性和規(guī)律性，當(dāng)你的郵箱地址發(fā)郵件退信過(guò)多，郵件直接被刪除的次數(shù)過(guò)多時(shí)，你就會(huì)直接進(jìn)入你所購(gòu)買的郵箱公司的黑名單里面，他們可以關(guān)閉你正在使用賬號(hào)。

因此要切記每天退信不要過(guò)多，當(dāng)你看到很多退信時(shí)，當(dāng)日不建議再進(jìn)行郵件發(fā)送，不然會(huì)被郵箱官方封號(hào)。最后，我們可以用海關(guān)數(shù)據(jù)去分析近兩年采購(gòu)產(chǎn)品的買家的采購(gòu)行為，篩選一些和自己供貨能力、供貨周期、供貨價(jià)格相匹配的買家；如果符合上一條的特點(diǎn)，進(jìn)入他們網(wǎng)站，看他們公司的簡(jiǎn)介，深入了解他們，然后繼續(xù)對(duì)這個(gè)買家進(jìn)行挖掘，比如獲取海關(guān)數(shù)據(jù)中的聯(lián)系方式、聯(lián)系人姓名、買家企業(yè)的名稱，利用Facebook、領(lǐng)英、谷歌搜索企業(yè)名稱、聯(lián)系人姓名及其聯(lián)系方式，最后將聯(lián)系方式匯總，這樣的方式進(jìn)行郵件開(kāi)發(fā)會(huì)更具有效性。

降低郵件被客戶退回的概率

首先減少對(duì)帶有強(qiáng)烈營(yíng)銷性質(zhì)的詞匯的使用頻次，多用一些帶有中性色彩的描述詞，客觀且細(xì)致的羅列產(chǎn)品特點(diǎn)及性能。

其次對(duì)客戶進(jìn)行篩選，對(duì)需求進(jìn)行挖掘?？蛻艟珳?zhǔn)性的提高可以分為兩步，第一步就是針對(duì)自有產(chǎn)品的名稱、屬性及特征盡可能羅列出關(guān)鍵詞，第二步就是利用關(guān)鍵詞的組合創(chuàng)建客戶搜索方案并以此來(lái)提高精準(zhǔn)性。至于需求的挖掘還需要進(jìn)行高質(zhì)量的客戶背調(diào)，不僅僅是要找到跟我們產(chǎn)品匹配的需求，更要知曉客戶的情況與客戶的痛點(diǎn)，當(dāng)然，任何時(shí)候都會(huì)存在信息差，這就需要外貿(mào)人能夠多渠道整合并擇取相關(guān)信息。

提高客戶回復(fù)郵件的意愿程度

互聯(lián)網(wǎng)非常發(fā)達(dá)，從電腦到手機(jī)端，各種信息紛繁雜亂，如果想讓客戶在大量的郵件中眼前一亮，那就要用心斟酌一下郵件的標(biāo)題。標(biāo)題控制在少量精簡(jiǎn)的詞語(yǔ)中，而且第一眼就能讓人看到你的產(chǎn)品是什么以及能提供什么樣的服務(wù)，這個(gè)需要不斷研究，盡量讓標(biāo)題簡(jiǎn)短且吸引人。而主題就是郵件的核心，一定要明確主題，使人一看便知。

郵件內(nèi)容應(yīng)該不停地切換，很多外貿(mào)軟件都有優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)郵件模板，模板因業(yè)務(wù)的不同也要有所更替和創(chuàng)新，這樣才不會(huì)被郵件系統(tǒng)檢測(cè)到千篇一律，且客戶在閱讀郵件時(shí)對(duì)供應(yīng)商在專業(yè)程度上的感知會(huì)比較好。一般來(lái)講給客戶發(fā)送開(kāi)發(fā)信的時(shí)間最好在客戶上班前5分鐘內(nèi)，只需知曉客戶所在國(guó)家的上班時(shí)間對(duì)應(yīng)的北京時(shí)間即可；而且在一周之中發(fā)開(kāi)發(fā)信最好的時(shí)間為周二到周五，因?yàn)橹芤豢蛻舸蠖鄶?shù)會(huì)很忙，沒(méi)有時(shí)間看陌生人的郵件，周末客戶要休息，因此時(shí)間的選擇也是有技巧的。

大神傳授的經(jīng)驗(yàn)，在落款下，補(bǔ)上這么一部分內(nèi)容：

Important Note:I will confirm with you by phone(xxxx)and fax(xxxx)when the important information(payment,account and so on)is changed.Without confirmation by phone or fax,but only e-mail,please don't do anything with many thanks.

在開(kāi)發(fā)信后附上這句，對(duì)客戶會(huì)有很大幫助?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)騙子橫行，網(wǎng)絡(luò)的騙子郵件就如我們收到的騙子短信一樣多，對(duì)于新客戶較容易上當(dāng)受騙，作為負(fù)責(zé)的外貿(mào)人，有義務(wù)提醒客戶注意。